元WEB専門家の人生探訪記

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Web担当者が失敗しない上層部へのweb の仕組みについて説明する方法!

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web担当者であれば、誰もが経験したことがある茨の道、上層部へのwebサイトの取り組みについての説明・・・
この難所を突破しなければ、webサイトを拡大することは事実上不可能です。

なぜなら、決済が取れず、web広告や制作、システムにお金を投資できないからです。

 

投資ができないと、アクセルを踏みたい、つまりはここで投資すれば売上が最大化できる状況にあってもお金がなければ、思うような売上を得ることはできません。
そうならないように、web担当者は上層部への説明は細心の注意を払わなければならないのです。

今回は私が実際にメーカー企業のweb担当時に経験した、実体験をもとに、失敗しない上層部へのwebに関する説明の仕方をご紹介します!

 

5W1Hでまずは結論を簡潔に!

これは上層部の方に説明する時に限らない話ですが、まずらきちんと説明する内容、つまり何をあなが伝えたいかを自分の中で整理する必要があります。

 

そこで使いたいフレームワークが「5W1H」です。
既にご存知の方もいて、「当たり前だし、今更そんな話聞きたくないよ」と思われているかともいらっしゃると思いますが、現場ではほとんどの人が説明をする際に、これができていないのが事実です。

 

恐らく皆さんはこの考え方は知っているはずなのですが、実際の現場で企画会議や決裁の場で説明するとなるとできていない人が本当に多いのです。
考え方を知っていても、仕事場で使えなければ、それは知っていないのと同じです。

 

では、なぜ知っているのにそれができなないのか、これからご説明していきますが、まずは知らない方のためにも5W1Hとはなんぞやからご説明します。

 

5W1Hとは以下の単語の頭文字を取ったものになります。

いつ(When)
どこで(Where)
だれが(Who)
なにを(What)
なぜ(Why)
どのように(How)

という6つの要素から構成されています。

 

これに提案内容を当てはめていくだけで、シンプルに提案書を作ることが可能です。

 

例えば、来月に自社サイトで私がポイントアップキャンペーンを10倍にして実施いたします。
理由はポイント5倍の時にCVRが2%であったので、10倍にすることで、CVRが単純に4%と倍になる見込みがあるからです。

簡単に使えば、上記の内容で伝えたい内容が、大筋伝わります。

 

シンプルじゃないですか?
きちんと情報が整理されていて、伝え方さえ間違えなければ、確実に相手に伝えることができます。


では、なぜこれができないのか?

私の経験ですと、以下が原因だと考えられます。

時間がなくて、やりたいことだけまとめた
単純に考えきれていなかった
やらなくてもいいと思って、あえて省いた

この3点だと思われてます。

 

ちゃんとやれと言われると、皆さんできることだと思いますが、上記のような状態であることで、テンプレートを度外視した提案書になってしまいます。


デザインにオリジナルティを加えることは悪くないですが、伝える情報のテンプレートをオリジナルにするのはあまりオススメできません。
なぜなら、本当に伝えなければならない(相手が知りたい)情報に洩れがでて、折角の貴重な時間に、質問攻めにあってしまうからです。


企画内容の議論をしたいのに、「この情報がないですが、どうしてですか?」といった事前に記載していれば、されることもない質問が発生して、その分時間をロスします。

こういったところに気を付けるようになれば、もっと上層部の方々の立場にたったわかりやすく伝わりやすい、説明になると思います。

 

文字ではなく図や画像で提示!

これは非常に大事な事ですが、基本的にメーカー企業の上層部の方々は文字はあまり読みません。

文字を文字を読むとすれば、それは売上の数字やCPAなど指標の文字でしか読まないのです。
いくら何か単語の説明をしたり、サービスの内容、市場などについて掲載しても、そのほとんどは読み飛ばされます。
まず、この事実を受け止めましょう。


では、どのようにして伝えるのか、それは極力図や画像を駆使して説明するのです。

伝える人の役職が上がれば上がるほど、テキストでは通用しなくなります。
それは自分の領域を詳しく知っている人ではなくなっていくからです。


しかも、上層部の方々は忙しく、自分以外にもたくさんの決済すべき議案が持っているのが普通です。
そうでなければ、その企業はあぶないです(笑)

 

そんな数ある中の一つが自分であり、伝える時間も限られています。
限られた時間をなるべく議論に回すのであれば、初歩的な質問はされないように工夫しなければなりません。

その時にテキストばかりで「さっぱりわからん」と跳ね除けられ、議論すらならない資料では論外です。

 

提案資料を議論の場に持っていくには、誰でも、もっといえば、自分のおじいちゃん、おばあちゃんでもわかる資料を作り、上層部に提案する必要があります。

なので、テキストが多い資料よりも、なるべくテキストは少なく、図や画像でわかりやすく伝えるのが、一番伝わりやすいのです。

 

web担当者が一番説明を求められる代表的な説明としては、サーチ広告とアフィリエイト広告があります。

 

これらを皆さんはテキストで上層部の方々に説明できますか?

 

私はできないです(笑)
できないというよりも、伝える自信がないです。

 

サーチ広告を日本語で言うと検索連動型広告ですが、それだけでは全くわかりません。

サーチ広告はGoogleでキーワードを入力し、検索結果の上に表示される広告のことです。

 

これでわかりますか?
答えはノーです。

 

なぜなら、仮に広告が出るロジックがわかっても、具体的な広告出稿のイメージがわかず、その人の中には疑問が抱えられたままになります。
そうすると、次の話題に移ってもさっきのは何だったんだろうと、まぁ、いいかとなってしまい、記憶にも残らなくなります。


しっかりと相手に理解してもらいたいのであれば、イメージを具体的にもってもらい、納得してもらうしかありません。

 

そのためには、今回のケースですと、例えば、実際に検索キーワードを入力して、検索結果が表示され、広告が出ている画面キャプチャを資料として提出するが一番有効であると言えます。
きっとそれを見ると、「あー、これね、これって広告なんだ」といった反応になると思います。


これで、どんな広告の話をしているのかをイメージがつき、議論をしやすくなります。

相手の立場に立って資料を俯瞰的にみて、図や画像を必要なところで有効に使いましょう。

 

文字は大きく、誰が見てすぐわかるサイズ!

上層部の方々にwebを説明するポイントで、図や画像の活用と同じぐらい、もしくはそれ以上に大事なのが文字サイズです。

 

これはかなり大事です。

 

なぜなら、そもそも資料が読めなければ、議論する以前に何を提案するのかがさっぱりわからず、ストレスにしかならないからです。

 

資料が読めないとその会議は、「全く読めない」以上、終わりです。
それ以上先に進むことはありません。

なので、絶対に上層部の方々が読めるフォントサイズにしなければなりません。

 

メーカー企業であれば、上層部の方々は大体が55歳〜65歳で、老眼です。
そのような方々に、たとえばパワーポイントで9ptや10.5ptのフォントサイズは見えると思いますでしょうか?
読めなくはないと思いますが、かなり頑張って目を凝らさないと読めないと思います。

 

実際に僕が上層部に提出する資料では40pt、グラフの吹き出しなどは32ptで作成しています。

嘘じゃなく、マジですよ(笑)

それぐらいしないと、本当に読んでいただけないのです。

 

20代や30代の上司に説明する時は、自分が読める範囲のフォントサイズに合わせておけば良いですが、上層部の方々にはそうはいきません。

 

老眼は40代ごろから発症するようなので、課長クラス以上の人に説明する時には、気をつけなければなりません。

 

恐らく上層部の方々と議論をするよりも、課長クラスの方達と議論する方が多いと思いますので、その人たちへの注意も払いましょう。

 

結局は議論を進めて早く自分が思った施策を実施するためには、いかに会議をスムーズに進めるかが重要となります。

 

ただし、資料を作るのに何時間もかける必要はありません。
簡単にシンプルな資料にまとめ、足りないところは口頭で説明するなど、自分でどうすれば相手に伝わりやすいかを考えて提出資料を作成しましょう。

 

カタカナ用語はNG!ましてや専門用語は論外!

以下の記事でもご紹介していますが、カタカナ用語やwebの専門用語を使用するのは絶対避けましょう。

 

「何を言っているのかわからん」と思われたら終わりだと思ってください。

「これぐらいわかるだろう」と何の根拠もない相手への期待は自殺行為です。

単に相手にストレスを与えるだけなので、避けましょう。

 

特にweb業界では、webの専門用語でなくても、頻繁にカタカナ用語を使います。

例えば、
・アロケ
・リスケ
・フィックス
・バズ

など数えたらきりがないですが、実は現場だけが使用しているカタカナ用語は非常に多いです。


これらの用語を資料に落とす時や話すときには、なるべく噛み砕いた一般的な用語に変換しましょう。

 

もし、メーカー企業であれば、近くに40代~50代の社員の方がいると思いますので、その方に一度見てもらうのもありだと思います。
その方がみてわからなければ、恐らく同じように上層部の方もわからないと思いますので、修正しましょう。

 

これは別に無駄な作業ではなく、今後もしwebコンサルティングとして独立を考えていたり、後輩に対してレクチャーしたり、セミナー講師をしたりする上で非常に良い経験となります。
恐らく今あげた人たちも同じようにwebに対しては素人だと思いますので、知識レベルとしては同じくらいだと言えるからです。

 

基本的にweb担当者は提案資料や企画資料を上層部の方々に提出する際は、カタカナ用語やweb専門用語は、誰にでも伝わる一般用語に変換することを心がけましょう。

 

自信をもって大きな声で!

相手が上層部の方々だからといって、マイクで話したりするわけではありません。
また、すごい長いテーブルで遠い距離でお話するわけでもありません。
結構近い距離(2mぐらいかな?)でお話することになると思います。

 

ですが、その距離でも声が小さいweb担当者がいます。
それでは、まったく声が聞こえず、相手には何も伝わりません。
当たり前のことなのですが、相手に話を伝えるときは大きな声で話しましょう。

 

なぜ、そんな当たり前のことができないのでしょうか。
その原因としては以下があげられます。

 

上層部の方々だと緊張する
受け答えできる自信がない
説明資料に自信がない
大きな声を出すのが苦手

 

一番最後の「大きな声を出すのが苦手」といった人は論外です。
それは練習で何とでもなりますし、ただの言い訳にしか聞こえず、ビジネスマンにとっては致命的です。
すぐに改善するように努力しましょう。

 

その他の項目につていは、基本的に提案する「自信」が大きく影響を与えているものです。

 

想像してみてください。
例えば、あなたが仮に好きなアイドルや歌手など芸能情報や趣味のお話をするときに、割と自信をもって「こうだ!」と思ってお話していませんか?


アイドル好きな人のお話を聞いていると、これでもか!ってなぐらい情報をたくさん伝えてくれますし、すごい楽しそうにしゃべっています。

つまり、話をするネタについてどこまで詳しく調べていて、自信をもっているかで声のボリュームも変わってくるのです。

 

周りにそんな人いませんか?
しゃべっていて途中で指摘があると、急に声が小さくなって途中で何を言っているのかわからなくなったなんてことは。
私は度々そのような現場を経験してきました。

 

特に他の人が上層部の方々に説明をするときに、指摘を一度受けただけで自信がなくなり、そのあとはどんどん声が小さくなって、最後は呆れられている感じになってしまいました。

 

折角良い提案資料を作っていても、その話し手が自信をもって話さなければ、伝わりません。
かえって、不安を与えることにもなります。

 

web担当者が提案をするときに当たり前のお話ではあるのですが、「大きな声を出す」これを決して忘れてはいけません。


是非、自信がない方は自信がつくまでやりましょう!

 

web担当者はビビると負け!何くそ魂で議論をする!

先述した「自信」と同じですが、上層部の方々だからといってビビる必要はありません。

 

「そう簡単に言うなよ・・・」と言われてしまいそうですが(笑)
ですが、本当にビビる必要はないんです。

 

「いらないこといったら怒られる・・・」

「失敗したらクビになる・・・」

と考えている方はビビっているのかもしれません。


それはつまり提案内容に自信がなく、今から提案することは夢物語で、会社にとって何の利益にならないものだと言っているようなものです。

 

はっきりいってそんな心配はすぐに捨て去りましょう。
ここ日本において、クビになることなんてほとんどありません。
それは大企業であっても同じことが言えます。

 

緊張もすべて「自信」があるかないかです。

きっとwebにおいては素人である上層部の方々も、いろんな質問攻めをしてくると思います。
中にはあきらかに嫌味な、提案を通す気がない腹が立つ対応も出てきます。

 

そんな時に心が折れてはいけません。
「僕の提案内容は、必ず会社にとって利益となる良い提案だ!」と信じて議論するのです。


そうすると内容だけではない、提案者の熱意も伝わり、周りの人を巻き込んでいき、知らぬ間に味方になってくれる人たちも出てきます。

 

それを自信なさげに提案されても、不安を煽り、全員が「これは本当に大丈夫か?こいつに任せてもいいのか?」といった疑心暗鬼になってしまい、本来通るはずの提案も通らなくなってしまいます。

 

自信ある提案であれば、そんな上層部の指摘に心おられることなく、なにくそ魂をもって挑んでいきましょう!

 

全ては簡潔に!誰が聞いても同じ回答が理想!

今回は上層部へのwebについて説明するためにポイントをご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

 

上層部へのプレゼンに限らずですが、webに関する専門家でない限り、資料はできるだけ簡単にシンプルに作る必要があります。


理想的なのは、web担当者だけでなく、全員がその資料をみて、何がいいたくて、何を決めたいのかがわかることです。
そこまで理解できる資料であれば、必ず上層部の方々も納得できる資料になっているはずです。

 

自己満足に終わらず、どのようにすれば、わかりやすく伝わるのかを考え、提案しましょう。